Ha lagom många bollar i luften samtidigt

Kanske har du liksom jag jobbat i cross-functional teams och i flera parallella projekt. Jag har funderat och läst om vad multitasking gör med oss människor på kort och lång sikt.

Den mänskliga hjärnan är fantastisk! Det finns mycket forskning på hjärnans kognitiva förmåga, det vill säga bearbetning av information och minne. Hjärnan är plastisk, alltså anpassar och ändrar struktur allteftersom vi lär oss nya saker.

Vårt arbetsminne hjälper oss med vad vi ska koncentrera oss på nu och härnäst, vilket gör att det håller igång flera informationsspår samtidigt. Minnet är associativt och skapande, och bäst minns vi saker som vi upplever med flera sinnen, exempelvis syn, hörsel och lukt. Om dessutom känslor är med i vår upplevelse så etsar det sig fast i vårt långtidsminne.

Vi klarar att göra flera saker samtidigt om det är enkla saker som inte kräver mycket tankekraft, såsom att springa och lyssna på musik. Sådant som kräver koncentration och problemlösning tenderar att påverka vårt arbetsminne att bara kunna hålla fokus på en sak i taget. Många människor är inte medvetna om detta, utan anser att de faktiskt kan göra flera koncentrationskrävande saker samtidigt.

Det finns olika metoder och tekniker som bygger på att fokusera på ett fåtal saker åt gången. Inom agilt arbetssätt har bland annat Kanban-tavlan blivit populärt inom projektledning och systemutveckling för att visualisera pågående arbete och bryta ner det i mindre delar samt kommunicera det till andra berörda.

Genom att fokusera på ett fåtal saker ”To do” och ”Work in progress” ökar chanserna att kunna göra dem klara. Vilket blir effektivt för ett företag som snabbt vill lansera nya tjänster.

Om du är Product Owner med ansvar för produktbackloggen, ur mänskliga hjärnans synvinkel är det inte en bra idé att lägga upp alltsammans på Kanban-tavlan. Ändå har jag då och då stött på detta i olika sammanhang.

Byta sammanhang och arbeta i flera parallella projekt

Om du jobbar inom IT och systemutveckling så ingår ofta inslag av att analysera, ta reda på fakta, ta fram lösningar och genomföra dem. Denna informationsbearbetning tillsammans med arbetsminne är komplexa processer som kräver mycket fokus och engagemang av hjärnan, och därmed energi.

Hjärnan klarar att byta fokus inom ett sammanhang, men om det blir alltför många byten mellan olika sammanhang så påverkas prestationen negativt. Läs gärna följande artikel om hjärnans informationsbearbetning och arbetsminne med psykologen Sofie Bergling:
>  Så behåller du ditt fokus i arbetet

Hjärnforskaren Sissela Nutley beskriver vårt arbetsminne som begränsat och känsligt. Vi klarar inte att hålla mer än ungefär fyra till fem enheter med information samtidigt. Så fort det kommer in ­annan information eller om vi behöver byta uppgift, då rensas det andra ut. Läs gärna följande artikel med Sissela Nutley om hur mobiltelefonen distraherar oss:
> Digitaliseringen stjäl din koncentration

Om du jobbar i flera parallella projekt eller utvecklingsteam innebär det många komplexa sammanhang, och då måste hjärnan hålla reda på och bearbeta all information samtidigt. Just detta förekommer i många organisationer idag.

Det finns en vanlig uppfattning om att multitasking är effektivt, trots att forskningen visar tvärtom. Varför bortser många chefer från att multitasking är ineffektivt och dessutom skapar en massa stress hos medarbetare? Se ett klipp med Hans Brattberg från 2016 och dessvärre lika aktuellt än idag:
> The importance of size and proximity

Vila, återhämta dig och reflektera

Alla människor behöver vila och återhämtning samt tid för reflektion. Lite tid för ”slack” efter en release för att prova nya saker och reflektera är bra, vilket många organisationer tillämpar för utvecklare.

Däremot är det inte säkert att personer med andra roller får denna möjlighet. Jag har sett exempel på Product Owners, Business Analysts, UX Designers, Technical Communicators med flera som jobbar cross-team och har ett konstant och aldrig sinande ström med saker som ska göras, med andra ord multitasking.

Så vad är lagom många bollar i luften samtidigt? Det beror på hur komplexa sammanhang och lösningar det handlar om. Om du jobbar i ett stort utvecklingsteam med 20 personer, blir kommunikationen och samordningen komplex eftersom det förmodligen uppstått flera mindre grupper i gruppen. Risken är stor att alla har olika bild av vad som ska göras. Lägg till att en del jobbar deltid i teamet och är involverade i flera projekt med andra team. Något av teamen kanske dessutom finns utomlands. Och så vidare, ja du förstår nog vad jag menar.

Som exempel är olika IT-projekt ofta är kombination av teknik och verksamhet. Att förändra människors attityder och arbetssätt i ett teknikskifte är svårt. Lägg till att du dessutom hamnar i flera komplexa projekt. Då krävs ytterligare personlig insats i form av engagemang och problemlösningsförmåga för att uppnå resultat.

Kombinationen av komplexitet och antalet projekt/förväntade resultat försämrar alltså våra förutsättningar att lyckas.

Negativa effekter av multitasking är exempelvis missförstånd, dubbelarbete och fel, vilket i sig kan bli både frustrerande och därmed stressande. Om du är en högpresterande person löper du extra risk att bli utmattad av multitasking. I bästa fall har du en chef som beskyddar dig. Läs gärna följande mycket läsvärda artikel om detta av Matt Plummer (på engelska):
> How are you protecting your high performers from burnout?

Det finns en uppsjö med artiklar som handlar om den negativa påverkan multitasking har på oss människor, vår prestation och vår hälsa på lång sikt. Här är ett par exempel på bra artiklar:

> The myth of multitasking
> How multitasking affects productivity and brain health

Se därför till att du får vila, återhämta dig och reflektera med jämna mellanrum. Boka tid i kalendern för att läsa, planera eller vad det nu är. Låt ingen annan inkräkta på din tid, även om jag vet att det finns organisationer som tillåter sina medarbetare bli dubbelbokade vecka ut och vecka in. Arbetet behöver utformas efter oss människor.

/Helén, 2018-07-07

Tyckte du om denna artikel? Dela gärna! > Läs fler artiklar
Vill du ställa en fråga eller tipsa om något du vill läsa om? > Välkommen att höra av dig

Följ mig LinkedIn Twitter