Ställ rätt krav på verktyg för kravhantering – 4 tips

Här är 4 tips när du ska välja verktyg för kravhantering. Börja litet och enkelt. Det är en bra strategi för verktyg inom samtliga användningsområden.

Den gemensamma processen, arbetssättet ”way of working” är viktigare än verktyget. Prata ihop dig och kom överens med olika delar av din organisation, sälj, marknad, utveckling, test…

Börja litet och enkelt, det är en bra strategi. Ta nya beslut om detaljer vartefter om hur detta ska göras. När det verkar fungera så går det att skala upp sedan.

Verktyget ska stödja processen, det är A och O.

Börja med att inventera vilka verktyg din organisation redan använder. Skaffa inte ett nytt verktyg utan att ha provat hur arbetssättet fungerar först. Annars kanske det slutar med dålig informationskvalitet, duplicerad information och en haltande process. Med frustrerade kollegor som följd.

1

Använder din organisation Jira?

Om din organisation använder Jira, prova Confluence. Båda verktygen är från Atlassian och fungerar bra tillsammans. Confluence består av Wiki-sidor med lite mer kraft, och är snabbt och lätt att komma igång med.

Du kan beskriva features och krav översiktligt med bakgrundsinformation så att andra i din organisation förstår konceptet om vad som ska göras, och här passar även användningsfall bra.

Som jag skrev i ett tidigare blogginlägg är den svåra utmaningen för en produktägare (och kravanalytiker) att kommunicera en vision så att alla inblandade får samma bild av behovet och vad som behöver göras:
> Skapa förståelse för helheten först i kravarbetet

Därefter kan du samla en översikt om status på genomförandet av lösning på respektive krav, och sedan koppla designskisser som mockups till kraven.

I mallen ”Product Requirements” som följer med i grundinstallationen av Confluence, kan du exempelvis länka kraven till user stories i Jira under utveckling och test (om din organisation har en add-on för testfall). Det kan se ut ungefär så här:

Atlassian ger bra instruktioner om hur du använder Confluence här:

> How to document product requirements in Confluence

2

Använder din organisation SharePoint?

Även SharePoint har stöd för Wiki-sidor, och är snabbt och lätt att komma igång med. SharePoint har samma funktioner som Confluence, med undantaget att du bara kan länka till Jira genom URL-webbadresser.

Dock är SharePoint mest känt för sina dokumentlistor. Sökningen i dessa är sämre än information på webbsidor.

3

Är det dags för din organisation att ta nästa steg?

Kanske finns det behov av ett specifikt kravverktyg i din organisation. Men undersök om det går att bygga ut funktionaliteten med add-ons först till antingen Jira, Confluence och SharePoint.

Enterprise Architect och Doors är exempel på avancerade verktyg. Det beror på vad behovet är.

Är behovet att utgå från processen och bryta ner den i små delar, ända ner till informationsobjekt? Då kan Enterprise Architect vara relevant.

Om du måste hålla ordning på en stor kravmängd till minsta lilla komponent, exempelvis ett tåg eller flygplan, då kan Doors vara relevant.

Är behovet att visualisera designskisser och testa prototyper till användare? Då kan Balsamiq eller annat UX-verktyg vara relevant. Fördelen med exempel Balsamiq är att det går ganska fort att göra designskisser, plus att det är tydligt att det är skisser och inte färdig design. Utmärkt att ta med ut till kunder och användare för att få feedback på.

4

Testa i liten skala först

Som sagt, börja litet och enkelt. Det är ett budskap som tål att upprepas eftersom det är så viktigt. Det kan verkligen gå fel om inte tester av ett verktyg görs i liten skala först. Risken är stor att alla förväntar sig att verktyget ska lösa allting, istället för att komma överens om sättet att arbeta.

Med nytt verktyg är det inte ovanligt att gå alltför ambitiöst fram i början. Allteftersom upplever några av de inblandade att det blir krångligt och fyrkantigt. Därtill kanske det finns en massa systemkontroller, exempelvis att ett block bara får visas en gång per sida. Verktyg ska stödja, inte göra det svårare.

Hoppas att dessa tips blir till hjälp.

/Helén, 2019-03-13

Tyckte du om denna artikel? Dela gärna! > Läs fler artiklar
Vill du ställa en fråga eller tipsa om något du vill läsa om? > Välkommen att höra av dig

Följ mig LinkedIn Twitter