Lagom många bollar i luften samtidigt

Kanske har du i likhet med mig jobbat cross-team och i flera parallella projekt. Jag har funderat vidare på vad multi-tasking gör med oss människor.

Bearbeta information

Det finns mycket forskning på den mänskliga hjärnans kognitiva förmåga, det vill säga bearbetning av information och minne. Hjärnan är plastisk, alltså anpassar och ändrar struktur allteftersom vi lär oss nya saker. Vi har ett arbetsminne som hjälper oss med vad vi ska koncentrera oss på nu och härnäst, vilket gör att det håller igång flera informationsspår samtidigt. Vårt minne är associativt och skapande, och bäst minns vi saker som vi upplever med flera sinnen, exempelvis syn, hörsel och lukt. Om dessutom känslor är med i vår upplevelse så etsar det sig fast i vårt  långtidsminne.

Om det är enkla saker som inte kräver mycket tankekraft, såsom att springa och lyssna på musik så klarar vi att göra  dem samtidigt. I övrigt tenderar vårt arbetsminne bara kunna hålla vårt fokus på en sak i taget.

Det finns olika metoder och tekniker som bygger på att fokusera på ett fåtal saker åt gången. Bland annat har Kanban-tavlan blivit populärt inom projekt och systemutveckling för att visualisera pågående arbete och bryta ner det i mindre delar samt kommunicera det till andra berörda. Tanken med att fokusera på ett fåtal saker ”To do” och “Work in progress”, är därför att chanserna ökar att göra dem klara.

Om du är Product Owner med ansvar för produktbackloggen, ur mänskliga hjärnans synvinkel är det inte en bra idé att lägga upp alltsammans på Kanban-tavlan. Ändå har jag då och då stött på detta i olika sammanhang.

Byta sammanhang och arbeta i parallella projekt

Om du jobbar inom IT och systemutveckling så ingår ofta inslag av att analysera, ta reda på fakta, ta fram lösningar och genomföra dem. Denna informationsbearbetning tillsammans med arbetsminne är komplexa processer som kräver mycket fokus och engagemang av hjärnan, och därmed energi.

Hjärnan klarar att byta fokus inom ett sammanhang, men om det blir alltför många byten mellan olika sammanhang så påverkas prestationen negativt. Läs följande artikel om hjärnans informationsbearbetning och arbetsminne med psykolog Sofie Bergling:

>  Så behåller du ditt fokus i arbetet

Om du jobbar i flera parallella projekt eller utvecklingsteam blir det lätt multi-tasking, då hjärnan måste hålla reda på och bearbeta all information om dessa samtidigt. Just detta är så vanligt i många organisationer idag. Varför bortser många chefer från att multi-tasking är ineffektivt och skapar en massa stress hos medarbetare? Se ett klipp med Hans Brattberg från 2016 och dessvärre lika aktuellt än idag:

Vila, återhämta dig och reflektera

Alla människor behöver vila och återhämtning samt tid för reflektion. Det är lämpligt att lägga in lite tid för “slack” efter en release för att prova nya saker och reflektera, och det är bra att många organisationer tillämpar detta för utvecklare.

Däremot är det inte säkert att personer med andra roller får denna möjlighet. Jag har sett exempel på Product Owners, Business Analysts, UX Designers, Technical Communicators med flera som jobbar cross-team och har ett konstant ström med saker som ska göras, med andra ord multi-tasking.

Så vad är lagom många bollar i luften samtidigt? Det beror på hur komplexa sammanhang och lösningar det handlar om. Om du jobbar i ett stort utvecklingsteam med 20 personer, blir kommunikationen och samordningen komplex eftersom det förmodligen uppstått flera mindre grupper i gruppen. Risken är stor att alla har olika bild av vad som ska göras. Lägg till att en del jobbar deltid i teamet och är involverade i flera projekt med andra team. Något av teamen kanske dessutom finns utomlands. Och så vidare, ja du förstår nog vad jag menar.

Som exempel är olika IT-projekt ofta är kombination av teknik och verksamhet. Att förändra människors attityder och arbetssätt i ett teknikskifte är svårt. Lägg till att du dessutom hamnar i flera svåra projekt. Då krävs ytterligare personlig insats i form av engagemang och problemlösningsförmåga för att uppnå resultat.

Kombinationen av komplexitet och antalet projekt/förväntade resultat försämrar våra förutsättningar att lyckas.

Negativa effekter av mulit-tasking är exempelvis missförstånd, dubbelarbete och fel, vilket i sig är stressande. Om du är en högpresterande person löper du extra risk att bli utmattad av multi-tasking. I bästa fall har du en chef som beskyddar dig. Läs följande mycket läsvärda artikel om detta av Matt Plummer:

> How are you protecting your high performers from burnout?

Se därför till att du får vila, återhämta dig och reflektera med jämna mellanrum. Boka tid i kalendern för att läsa, planera eller vad det nu är. Låt ingen annan inkräkta på din tid, även om jag också vet att det finns organisationer som tillåter sina medarbetare bli dubbelbokade vecka ut och vecka in.

Slutligen: Om du har en arbetssituation där du måste vända dig ut och in för att lyckas så  ta upp det med din chef.  Det tyder på arbetsrelaterad stress. Hjälper inte det, fundera om du borde byta jobb oavsett det är inom samma organisation eller en annan. Arbetet behöver utformas efter oss människor.

 

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *